Nicht alle Geschäftsbriefe müssen sorgfältig formuliert werden, es gibt eine Vielzahl an Musterbriefen, die ganz bequem alles Wichtige schon beinhalten.
Geschäftsbriefe zwischen Geschäftspartnern sollten gewissen Stilformen und –vorlagen entsprechen und die Gestaltung die DIN 5008 und DIN 676 des Deutschen Instituts für Normung einhalten. Dabei ist die zwingende Einhaltung der Höflichkeitsformen ein wichtiges Faktum. Es gibt Spezialformen des Geschäftsbriefes wie zum Beispiel das Bewerbungsschreiben.
Der inhaltliche Aufbau von Geschäftsbriefen wird in DIN 5008 geregelt und verwendet Briefbausteine wie Absender, Empfänger, Datum. Betreff, Anrede, dann den entsprechenden Text, Schlussformel und Unterschrift, gegebenenfalls noch Anlagenvermerk, Verteilervermerk und Postskriptum. DIN 676 bezieht sich auf die Gestaltung des Drucks und regelt mit genauen Maßangaben die DIN-gerechte Aufteilung von DIN A4-Blättern. Formblatt A behandelt Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf, Formblatt B Geschäftsbriefe mit erweitertem Briefkopf.
Mit Geschäftsbriefen werden Fragen zwischen den Geschäftspartnern geklärt, Termine und Aufträge bestätigt, Konditionen ausgehandelt, entweder man selbst reagiert oder man möchte den anderen zur Handlung bewegen. Unter Kaufleuten gilt mitunter Schweigen als Annahme, er braucht also gar nicht zu reagieren. Im Geschäftsleben ist Zeit gleich Geld. Daher sollte man von unnötigen Ausschweifungen im Geschäftsbrief Abstand nehmen. Formulierungen sollten kurz, in klarer einfacher Sprache erfolgen, Bitten, Aufforderungen oder Dank sollten deutlich hervorkommen. Das Wichtigste ist zuerst zu nennen. Formulierungen sind sorgfältig zu wählen, schließlich ist es möglich, dass man sich so rechtlich bindet.
Wie sagt der Volksmund so schön: was man schreibt, das bleibt. Gerade wenn es darum geht Sachverhalt verbindlich zu klären, sollte man zuvor die Informationen zusammenstellen und sichten, dabei aber nicht die Hintergrundinformationen vergessen. Wenn man dann genau weiß, welches Ziel verfolgt wird, muss wohlüberlegt formuliert werden. Die Empfängerperspektive sollte man geschickt mit einbeziehen, so stimmt der Empfänger eher zu. Soll der Geschäftsbrief nochmals Gegenstand der Verhandlungen werden, legt man ihn auf Wiedervorlage, ansonsten in die wohlgeordnete Ablage.
Zum Schluss noch zu berücksichtigen bleibt, dass Geschäftsbriefe Visitenkarten der Unternehmen sind. Eselsohren, Fettflecken oder sonstige Schmierereien gehören dort absolut nicht hin. Geschäftsbriefe sollten vielmehr von vornherein optisch ansprechen, damit man den Inhalt gerne zur Kenntnis nimmt.