Wer für erbrachte Leistungen Geld berechnen muss, kommt um ein gutes Rechnungsformular nicht herum: Zu viele Regeln müssen heute beachtet werden.
Rechnungen sind Teil der täglichen Geschäftswelt und wichtige Dokumente, wenn es um Ihre Steuererklärung oder eine Buchprüfung geht. Wer unnötigen Stress und Nachfragen seitens der Ämter vermeiden möchte, muss eine Vielzahl von Regel befolgen, denn auch eine ganz normale Rechnung – völlig unabhängig für welche Art von Waren oder Dienstleistungen – ist vom Gesetzgeber reglementiert. Die DIN-Norm schreibt vor, welche Angaben unbedingt auf einer in Deutschland ausgestellten Rechnungen gemacht werden. Mit einem guten Rechnungsformular ersparen Sie sich einen Großteil der Arbeit, da alle wichtigen Punkte hier bereits vorgedruckt sind. Sie müssen also nur noch ihre jeweiligen Daten in das Formular eintragen und den Drucker einwerfen – der bürokratische Aufwand ist gleich null, das Rechnungsformular steigert auf Dauer also die Effizienz ihres Geschäfts.
Mit der Zeit werden Sie die wichtigsten Eckpunkte verinnerlicht haben: Neben Namen und Anschrift des Rechnungsempfängers und des Rechnungstellers gehört eine Auflistung der geleisteten Dienste/verkauften Ware, nach Anzahl geordnet, mit Namen und Stückpreis versehen. Bei Dienstleistungen wird genau so verfahren, denn auch die Büroreinigung ist am Ende des Tages nur eine gewöhnliche Ware.
Wichtig für das Finanzamt: Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Wer nicht Umsatzsteuerausweis-berechtigt ist, muss gesondert auf seine Tätigkeit als Kleinunternehmer hinweisen. Das Rechnungsformular hält hier Musterbeispiele für jene Anmerkungen bereit. Wichtig ist auch die Angabe der eigenen Steuernummer, im EU-Handel alternativ die Angabe der Umsatzsteuerindifikationsummer (Umsatzsteuer-ID).
Das Rechnungsformular lässt Ihnen schließlich gewissen Spielraum bei der grafischen Gestaltung Ihrer Rechnung: Oben links wird in der Regel das Firmenlogo eingebunden. In der Fußzeile können Sie anschließend auf Ihren Internet-Auftritt, den Gerichtsstand sowie die Bankverbindung verweisen. Dabei sollte eine gut lesbare und schlichte Schriftart verwendet werden, damit der Kunde sofort alles auf einen Blick sehen kann. Mit einem guten Rechnungsformular werden Sie auch keine Probleme haben, Rechnungen über mehrere Seiten auszustellen: Wer seine Rechnungen noch von Hand macht, hat hier für gewöhnlich mit Fummelarbeit zu tun, weil die Posten auf mehrere Seiten verteilt werden und zwischendurch aber logisch nachvollziehbare Zwischensummen genannt werden müssen.