Das Reisekostengesetz des Bundes regelt für Beamtinnen, Beamte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten die Reisekostenvergütung.
Das Bundesreisekostengesetz regelt für die Länder Berlin, Brandenburg, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein die Reisekostenvergütung. Alle anderen Länder erheben eine eigene Gesetzgebung. Das Reisekostengesetz besagt, dass grundsätzlich alle Dienstreisenden Anspruch auf Reisekostenvergütung haben. Dienstlich veranlasste Mehraufwendungen sollen damit abgegolten werden. Durch einen Verweis in Tarifverträgen der jeweiligen Tarifkraft wird auch die Reisekostenvergütung für Arbeiter und Angestellte über das Reisekostengesetz geregelt bzw. angelehnt.
Was genau ist eine Dienstreise? Dienstreisen sind Reisen zur Durchführung von Dienstgeschäften außerhalb der der Arbeitsstätte. Sie müssen, mit Ausnahme von Dienstreisen am Arbeits- oder Wohnort, schriftlich oder elektronisch bestimmt oder bewilligt worden sein, es sei denn, dass eine Anordnung oder Genehmigung nach der Position des Dienstreisenden oder die Art des Dienstgeschäfts nicht in Betracht kommt. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus beruflichen Gründen notwendig sind. Dienstreisen sind auch Reisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Kommandierung.
Aber: Was wird denn nun genau vergütet? Fahrkostenerstattung - ist begrenzt auf die Höhe der Kosten der niedrigsten Klasse des ständig verkehrenden Beförderungsmittels. Das gilt auch für Eigner der BahnCard I. Klasse. Im Einzelfall – wie z.B. aus Sicherheitsgründen, erhebliche Verzögerung der Reise oder der gesundheitliche Zustand rechtfertigen eine Auslagenerstattung der nächst höheren Klasse bei Bahn oder Flugzeug.
Wegstreckenentschädigung - das Reisekostengesetz regelt bei Benutzung eines PKWs oder eines anderen Motorbetriebenen Fahrzeuges 20 Cent je km zurückgelegter Wegstrecke, höchstens jedoch 130 Euro. Wegstreckenentschädigungen von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer wird erstattet – liegt ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung eines Kfzs.
Tagegeld - Als Entschädigung von Mehraufwendungen für Beköstigung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld. Die Höhe und der Umfang des Tagegeldes bemisst sich nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes.
Übernachtungsgeld – Für Übernachtungen – die notwendig werden- erhalten Dienstreisende pauschal 20 Euro. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie erforderlich sind.
Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort - Dauert der dienstlich veranlasste Anwesenheit an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50 Prozent ermäßigtes Tagegeld bewilligt; in Einzelfällen kann auf eine Ermäßigung des Tagegeldes verzichtet werden. Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet.
Erstattung von Nebenkosten – Notwendige Auslagen zur Erledigung des Geschäftes die nicht zu den Fahrtkosten und zu den Auslagen bei längerem Aufenthalt zu zählen sind,, werden im Reisekostengesetz als Nebenkosten deklariert und sind darüber zu erstatten. Dies gilt auch für eine nicht angetretene Reise, für die aber Aufwendungen bereits entstanden sind.
Aufwands- und Pauschalvergütung – Aufwandsvergütungen können nach dem Reisekostengesetz dann nach Stunden oder auch Pauschal abgerechnet werden, wenn erfahrungsgemäß eine regelmäßig gleichartige Dienstreise bestimmt worden ist.