Verpflegungsmehraufwand umfasst zusätzliche Kosten, die jemand zu tragen hat, weil er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung aufhält.
Schließlich kann man sich unterwegs bei weitem nicht so günstig wie zu Hause verpflegen. Und außerdem erstattet nicht jeder Arbeitgeber alle Kosten. Sollte er jedoch Mehraufwand (komplett steuerfrei) erstatten, kann der Arbeitgeber weitergehende Erstattungen mit einer pauschalen Lohnsteuer von 25% versteuern. Voraussetzung ist hierfür, dass diese Zahlungen nicht um 100% höher sind als die steuerfreien Zahlungen.
Muss ein Steuerpflichtiger im Rahmen seiner Erwerbstätigkeit für längere Zeit von seinem normalen Arbeitsplatz oder seiner Wohnung abwesend sein, ohne die Verpflegung vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, kann er Kosten für seine Verpflegung als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Dabei kommt es auf die tatsächliche Dauer der Abwesenheit an und nicht auf die zugrunde liegenden Umstände für evtl. Verzögerungen wie zum Beispiel Staus auf der Autobahn. Eine Mindestentfernung von der eigenen Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstelle ist nicht mehr notwendig.
Gegebenenfalls ist es sogar möglich, Verpflegungskosten für eine Begleitperson geltend zu machen, wenn man nachweisen kann, dass die Mitnahme der Person, wie z.B. einer Sekretärin oder eines Fahrers, zwingend notwendig war. Früher waren Verpflegungsmehraufwendungen mit ihren tatsächlichen Werten per Einzelnachweis zu berücksichtigen, jedoch kommen seit 1996 nur noch Pauschbeträge zum Ansatz, Dabei richtet sich die Pauschale nach dem Zeitaufwand. Für eine verwendete Zeit von 8 Stunden werden 6 EUR, bei min. 14 Stunden 12 EUR und bei min. 24 Stunden 24 EUR angesetzt. Liegen die nachweisbaren Mehraufwendungen höher als die Pauschalen, nützt dies dem Steuerpflichtigen nichts. Als Besonderheit bleibt zu beachten, dass bei Auswärtstätigkeiten, die nach 16 Uhr beginnen und ohne Übernachtung am nächsten Tag vor 8 Uhr enden, ausnahmsweise zusammengefasst werden dürfen. Bei Dienstreisen gilt die Dauer der Abwesenheit von Wohnung und regelmäßigem Arbeitsplatz, dagegen zählt bei einer Fahrtätigkeit oder Einsatzwechseltätigkeit allein die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung.
Fährt der Steuerpflichtige ins Ausland gelten besondere Verpflegungspauschalen, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwandes in den einzelnen Ländern ändert sich oft jährlich, Informationen und genaue Werte lassen sich beim Bundesfinanzministerium in Erfahrung bringen.
Aber Achtung: handelt es sich um eine längere Dienstreise, werden nur für die ersten drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen - natürlich bei der gleichen Tätigkeitsstätte - akzeptiert.